Louer une salle pour votre prochain évènement à Bruxelles

Pour une organisation réussie, peu importe le type d’évènement, certains points importants sont à suivre. Il s’agit notamment de la location d’une salle qui doit être adaptée à ce que vous comptez préparer. Il existe des formalités auxquelles vous devez vous plier. Nous avons tendance à croire que cette sorte de démarche est facile et ne devrait causer problème. Mais ce n’est pas forcément toujours le cas. Cela dépend tout d’abord de l’évènement en question, et de ce que vous envisagez d’y faire. Vos recherches doivent se concentrer sur ces critères.

Location d’une salle pour un évènement caritatif

Si vous envisagez d’organiser un évènement caritatif, pensez avant tout à partir en quête de la salle adéquate. Pour cela, dirigez-vous auprès d’un organisme spécialisé pour avoir des renseignements. Effectivement, dans certains cas, vous pourriez bénéficier de la gratuité de la salle pour ce genre d’évènement. Sinon, vous avez le choix parmi des salles privées ou celles appartenant à une collectivité.

Avant de finaliser votre choix, faites une visite de la salle et assurez-vous qu’elle convient à ce que vous voulez organiser. Ne vous précipitez surtout pas et courir le risque de voir le lieu plein à craquer, ne pouvant contenir les invités. De toute manière, en prenant contact avec le responsable, celui-ci vous renseignera sur sa capacité à laquelle vous devez par contre vous conformer. Tout cela en sus des autres règles de sécurité imposées ainsi que le service de boissons alcoolisées qui est un sujet assez pointilleux.

Louez en fonction de votre budget. Un comparatif des prix prendra certes un peu de temps, mais vous évitera de vous sentir lésé par la suite. Quant à la préparation, vous pouvez vous en charger vous-même et apporter vos propres matériels ou les louer sur place. Soit, vous faites appel à des professionnels. Une fois de plus, cela dépend entièrement de votre budget.

Avant de signer le contrat de location, une visite pour un constat des lieux doit être effectuée avec le responsable ainsi qu’un engagement à le rendre en l’état. C’est-à-dire que ladite salle doit être rendue propre et rangée, à la charge du locataire. Pour ce faire, soit vous emmenez vos matériels de nettoyage, soit vous vous servez de ceux déjà présents. Le tout est de respecter les règles imposées par la salle.

Cependant, un propriétaire n’est pas forcément tenu d’accepter toute association qui se présente à lui. Même s’il s’agit d’une œuvre caritative, et surtout si les idées véhiculées sont contraires à ses propres convictions. D’ailleurs, il existe certains certificats que vous êtes dans l’obligation de présenter sous peine de refus.

 Louer une salle pour un évènement professionnel

Les évènements professionnels quant à eux peuvent être en général classés en deux catégories : les présentations et les formations.

Louer une salle pour faire une présentation

Le plus souvent, les organisateurs veulent une salle pouvant rassembler un grand nombre de personnes. En tout cas, assez pour pouvoir contenir tous les employés. Le tout, dans les meilleures conditions possible.

Pourquoi ne pas utiliser la salle de réunion habituelle utilisée par la société ? Les raisons peuvent être multiples : manque de place, environnement mal adapté et autres. L’entreprise locataire envisage ainsi de projeter une certaine image. Cette démarche vise la réussite de la présentation en démontrant une volonté à s’investir totalement. Pour cela, prévoyez une salle assez grande qui pourra être divisée en plusieurs secteurs selon les besoins. Vous pouvez par exemple effectuer une petite démonstration dans un secteur, une petite exposition dans un autre et faire différentes manipulations dans le cadre de la présentation.

Il est nécessaire que le matériel de projection ou de diffusion soient adaptés aux caractéristiques de la salle pour avoir une bonne présentation. C’est l’un des avantages de louer une salle au lieu d’utiliser la salle de réunion habituelle.

Sinon, pour bien vous occuper du personnel et de vos collaborateurs, engagez s’il le faut des traiteurs pour l’en-cas et des services spécialisés pour l’accueil des participants. Cela renforcera d’autant plus l’image de votre société.

Louer une salle pour faire une formation

Si vous envisagez de réaliser une formation, procurez-vous une salle selon le nombre de participants. Grande ou petite, mais en tout cas prévoyez une salle adéquate avec les matériaux nécessaire. Ainsi, le micro doit avoir une portée de manière à ce que tout le monde puisse bien entendre distinctement. Et pensez également à la qualité de l’image  du vidéoprojecteur qui doit être visible par tous, même ceux se trouvant au fond de la salle.

Choisissez la prestation de professionnels qui sont habitués dans l’organisation de ce genre d’évènement afin d’assurer la réussite de votre formation. Et pensez à exploiter la polyvalence de certaines salles pour que toutes les étapes de la formation se déroulent au même endroit. Vous pourrez à la fois y suivre l’apprentissage, mais également y faire des ateliers ou autres manifestations.

Les éléments qui constituent un contrat de location pour une salle

Même si au premier abord la location d’une salle semble compliquée, c’est en réalité une démarche facile à condition de se plier à toutes les règles. Et il est important de souligner qu’elle se conclut toujours par un contrat auquel doivent se soumettre les cocontractants.

Avant toute chose, le contrat doit indiquer l’identité du propriétaire et celui du loueur. Autrement dit, il doit inclure leur raison sociale et leurs adresses exactes en guise de sécurité du dossier en cas de litige. De plus, il doit impérativement indiquer le prix et la durée de la location. Le tout accompagné d’une description du local en question ainsi que de la précision du type d’évènement organisé. Il ne faudra pas non plus oublier l’importance de l’assurance, car cela fixe déjà la responsabilité de chacun en cas de dégât. Et toute réparation doit normalement être à la charge du loueur. Prévoyez toutefois un paragraphe sur l’annulation de la location ainsi que sur la détermination et le versement de la caution. Cela constituera une sorte de sécurité et de garantie pour le propriétaire en cas de désistement ou de manque de sérieux du contractant.

Ce sont les points les plus importants en plus des autres obligations du propriétaire et du locataire.